¿Cuál es el coste de soluciones empresariales "gratuita"​?

Cuando se trata de herramientas para ofrecer soluciones empresariales de administración y gestión documental, existen múltiples soluciones “gratuitas”, que aparentemente incluyen todas las funcionalidades que una empresa cree necesitar. Es por eso, que hoy en día, muchas entidades continúan confiando su administración a estas herramientas, ya sea porque “es lo que siempre han usado” o porque creen estar ahorrando dinero al evitar costos asociados a un potente sistema de gestión documental de ingeniería (EDMS).

En cualquier caso, no es cierto, y esta alternativa está incurriendo en más gastos de los que se imaginan. Estas empresas, sin darse cuenta, están haciendo grandes sacrificios en lo que a eficiencia respecta, dejando a merced de estas opciones toda su gestión de cambios, procesos de flujo de trabajo y control de la versión de documentos.

Esto, además de costar más dinero a largo plazo, puede generar problemas interdepartamentales, provocando desajustes e inconformidades por trabajar con documentación obsoleta, junto a los consecuentes retrasos, malentendidos, y repeticiones de trabajo para los empleados, pudiendo afectar a la producción.

En otra instancia, es cierto que, si tu empresa es de un tamaño pequeño, y no necesita funcionalidades avanzadas de gestión de documentos, puede que estas herramientas de “coste cero” sean tu mejor opción. Sin embargo, si estamos hablando de empresas de gran tamaño y con un considerable volumen de proyectos, gestionar esta documentación con este tipo de herramientas no es la mejor opción en lo que a eficiencia y productividad se refiere.

Y es que estas herramientas “gratuitas” funcionan mejor en documentos estáticos, o documentos con un ciclo de vida simple, que no requiera un elevado grado de modificaciones ni complejidades. Evidentemente, este no es el caso del sector de la ingeniería, la industria farmacéutica o demás gigantes operadores que tienen como requisito fundamental la productividad y el ahorro de costes para sus propios procesos. 

Este tipo empresas anteriormente mencionadas trabajan con documentación de instalaciones, dibujos CAD, manuales técnicos, planos, y demás archivos de alta exigencia, siendo imprescindible la actualización periódica, la aprobación y el control por parte de todos los responsables del proyecto.

En Sea Master Solutions ofrecemos soluciones empresariales a este tipo de empresas, eliminando gran parte del trabajo manual, ayudando a los equipos a ejecutar órdenes de trabajo, reducir errores y retrasos temporales, generando eficiencia en la organización. 

Es hora de abandonar el software “gratuito” para dar paso a los beneficios que puede generar una herramienta potente. La pregunta a plantear a partir de ahora sería: ¿cuál es el costo de NO tener un EDMS?

Si le gustaría conocer más información acerca de cómo un software de gestión documental puede facilitarle su actividad empresarial, contáctenos escribiéndonos a info@seamastersolutions.com